平成22年度庶務委員会事業報告
　　　　　　　
平成23年3月31日
庶務委員長　蒲 貞行

1.規則に記された下記「庶務委員会の業務」に沿って活動した.

細胞検査士会各委員会 業務分担要綱 （平成20年6月6日）
日本細胞診断学推進協会細胞検査士会の各委員会は,基本的な業務を次のように分担する.
庶務委員会
（１）総会,役員会等の開催・運営.
（２）役員会・各種会議の議事録作成・保管.
（３）会員名簿の作成と管理（会員の転出・入会・異動）.
（４）公印の使用及び管理.
（５）資料の保管.
（６）慶弔.

2.庶務委員会各委員の担当業務

各委員の役割
蒲(委員長)
・庶務事業の総括
・会印・会長印の管理
・役員委嘱状の発行：会印と会長印の押印
・依頼状：会長印の押印
・保険関係：会長印の押印
・領収書：会長印の押印
・告別式：原則会員の場合に弔電を捧げた.(会長判断による場合あり)
・主な資料のコピーの保存
・議事録案の確認→発言者の確認→議事録署名人→完成→編集委員長へ依頼→hpへの掲載依頼
・庶務委員会事業計画・報告の立案
・庶務委員会予算の立案
・庶務予算の管理・報告
服部委員
・委員会の出欠調べ
・事業計画・報告のhpへのアップ
・委員長・委員のリスト管理
・委員メーリングリストの管理
・議事録案作成：2年間に一回
・当日の出欠,定足数調べ
・主な資料のデジタルデータ保存→蒲へ
石山委員
・会員名簿管理：副担当
・議事録案作成：2年間に一回
・委員長会議議事録案作成：年一回
小山委員
・会員名簿管理：主担当
・会報用ラベル作成・送付
・議事録案作成：2年間に一回
大塚委員
・会計報告書作成→蒲へ
・議事録案作成：2年間に一回

3.庶務委員会の主な業務の遂行について

委員長会議に関して：1月下旬に開催.
・開催案内：１ヶ月前に行った.
・議長の確認,出欠調べ
・参加者の部屋割り：ホテルとの打ち合わせ会場設営
・当日：会場確認,開催挨拶,定足数の確認,議長の推薦,議事録署名人の推薦,賛否の確認
・会議後1ヶ月後くらいまでに,1)議事録案作成,2)発言者の確認,3)議事録署名人の確認,4)編集委員長へ提出,5)hpへの掲載依頼
細胞学会総会時での役員会：5月または6月に開催.
・開催案内：１ヶ月前各委員にメールで伝えた.
・議長の確認,出欠調べ
・当日：会場確認,開催挨拶,定足数の確認,議長の推薦,議事録署名人の推薦,賛否の確認
・会議後1ヶ月後くらいまでに,1)議事録案作成,2)発言者の確認,3)議事録署名人の確認,4)編集委員長へ提出,5)hpへの掲載依頼
細胞学会秋期大会時での役員会：10月または11月に開催
・業務内容は総会時での役員会と同様に行った.
細胞検査士会総会：細胞学会秋期大会時に開催
・開催案内：１ヶ月位前に,会員に伝わる様,会報とhpに掲載をした.
・出席数調べ
・議長：副会長,庶務委員長など
・当日：賛否の確認
・会議後1ヶ月後くらいまでに,1)議事録案作成,3)発言者の確認,3)議事録署名人の確認,4)編集委員長へ提出,5)hpへの掲載依頼

4.庶務委員会：総括

・資料の管理：必要と判断されるハードコピーの整備はできたが,デジタルデータは可能な範囲に留めた.これは,情報がメールによる場合が多く,保管対象とするか否かの判断は(特に保存要望資料以外は)庶務委員長の判断によるところであるが,当初は発信者が保存を意識した形式,内容で送付されてきたため保存の可否の判断は容易であったが,複雑な経緯のやり取りに関わる内容もあり現実問題としてかなり困難であったためである.
・物故会員：告別式では弔電を捧げるよう努めたが,告別式前に細胞検査士会支部から連絡が届いた場合に限られ,それ以外の場合は対応できない結果であった.また,総会で物故会員に黙祷を捧げるため,協会本部に問い合わせるなどしたが,それでも「漏れ」が生じた場合があり,申し訳ない思いである.支部からの連絡網の整備に期待したい.
・役員会開催：ほぼ1カ月前に各役員にメーリングリストで配信し,出欠・委任状を調べたが,返信がなかなか来ない,催促により届く,2年間4回のうち出席が0?1回に留まる役員が4人含まれていた点は疑問に思われた.
・総会：会報,hpで開催を呼びかけたが出席者は依然少なく,更なる工夫が望まれる.
・議事録：従来発言内容をほぼそのまま掲載していたが,2010年春の役員会分からできる限り要旨のみに限定することでコンセンサスが得られたが,まだ十分実現できていない状況にある.
・役員会の議事録署名人：なるべく多くの委員にお願いするよう努めた.
・文書発行：庶務委員会の業務として,公印(庶務委員長が管理)を必要とする依頼状等の発行が増加している.これは,ワークショップやイベントの活発化に伴うものである.2009年度が314件,2010年度では(2011.2.1現在)366件と増加し,新年度に予定される企画に関する依頼も予想され,年度内に更に増加の見込みである.この業務は,発行番号付与→印刷→押印→保存用コピーの作成→ラベル作成→メール便依頼と単純作業ではあるが,1回の依頼分として2時間以上を要する場合がしばしばあり,またそのメール便依頼数も30回以上に上ることから,日常業務の合間あるいは業務後に行う作業としては相当負担がかかっている.このため,委員長として個人的にバイト料を支払い手つだってもらいながら対応した場合も複数回含まれる.
・会員名簿の管理：重要かつ負担の大きい業務であり,今期より念願の2人体制が実現した.日常業務後に行われ,円滑な更新ができるよう会員がhpでの住所変更等を活用した協力が望まれる.
・総括と引き継ぎ：以上,反省点が中心であるが,新年度での庶務委員会の活動に向けての参考として頂ければ幸いである.庶務の業務は,年間を通じて会の運営,実施,記録に関わる一翼を担う担当であり,その分負担も大きいが,各委員の献身的なチームワークにより成り立っており,その点に厚く感謝申し上げる.

(文責：庶務委員長　蒲 貞行)